就職と電話応対

就職してからは会社の電話に出ることもあると思います。電話の応対というのは自分だけの問題ではなくて就職先のイメージにも関わってきますからきちんとした応対を身につけないといけません。就職先の信頼を上げることもできますし下げてしまいかねない電話応対はかなり重要なことではないでしょうか。まず電話にはメモ帳とペンを常に用意しておくのがいいですね。そして右利きの人は左手で、左利きの人は右手で受話器を持ちましょう。就職して間もない頃は自分から電話をかけるということは少ないかもしれませんが、電話をかける時には、相手の都合を考えましょう。「今お時間はよろしかったでしょうか」と相手の都合を聞いてから話し始めるのがマナーです。そして相手が話しているときは適度に相槌などを打つようにしましょう。黙っていると電話が通じているのか不安になりますし不快感を与えてしまうのではないでしょうか。就職してまずは電話を受けることを学ぶ事務職の人もいるかもしれませんが電話が鳴ったら3回以内に取るのがマナーです。もしも4回以上なってからとる場合には「お待たせいたしました」といいましょう。そして電話では相手がわからないような専門的な用語や会社だけの言葉を使うことも避けましょう。

もしも電話をしていて聞き取れなかったときには、そのままにせずに丁寧に聞き直すことが大切です。そして電話をこちらからかける場合はとにかく簡潔にしましょう。そして電話をかけた方から先に電話を切るのが、マナーです。しかし、かけてきた相手が目上の人の場合には、電話を切ったことを確認してから電話を切りましょう。就職先によっては新人の最初の仕事が電話応対というところもあるようです。そんな場合にもスムーズに仕事ができるように、あらかじめ電話応対を就職前からイメージトレーニングや練習をしておくと実際に就職してから困ることも少ないのではないでしょうか。最初に話しましたが、電話でのイメージというのはとても大切で顔の見えない相手だからこそ、電話での応対というのは大切です。会社全体の信頼やイメージにも関わってきますからきちんとした対応をして会社が恥をかくことの内容に注意しなければいけません。就職してから身につけるマナーは本当にたくさんありますが電話応対のマナーも特に重要なマナーの一つですから必ずマスターするように心がけておくことが大切ではないでしょうか。電話一つで仕事が決まることもあります。